Standard: Vorgehen bei stationären Behandlungen von IV-Patienten

Stand: 12.8.2015

Ein wesentliches Ziel der Behandlung im Rahmen der Integrierten Versorgung ist es, stationäre Behandlungszeiten der Patienten zu reduzieren. Dies bedeutet einerseits, stationäre Behandlungen sofern möglich durch Intensivierung der ambulanten Behandlung und der ambulanten Maßnahmen zu verhindern und andererseits, die Dauer notwendiger stationärer Behandlungen zu begrenzen bzw. so kurz wie nötig zu halten. Der vorliegende Standard dient der Umsetzung des zuletzt genannten Ziels.

Bekannt werden der stationären Aufnahme eines IV-Patienten:

Informationen über die stationäre Aufnahme eines Patienten können durch Mitteilung des Patienten selbst oder seiner Angehörigen, durch Mitteilung des behandelnden ambulanten Psychiaters oder durch Mitteilung des Krankenhauses an den behandelnden Psychiater, den betreuenden Pflegedienst und die Soziotherapie erfolgen.

Psychiatrische Pflege (HPK) und Soziotherapie (ST) sollen bei Auffälligkeiten (Nicht-Antreffen des Patienten bei vereinbarten Terminen, Verschlechterung des Gesundheitszustandes und der Symptomatik des Patienten, sich anbahnenden Krisen etc.) von sich aus tätig werden und Informationen über eine eventuell notwendig gewordene stationäre Behandlung einholen.

Kontaktaufnahme zur Klinik:

Die psychiatrische Pflege nimmt unverzüglich nach Bekannt werden der stationären Aufnahme eines IV-Patienten, in der Regel spätestens 3 Tage nach der stat. Aufnahme Kontakt zu dem Patienten und der behandelnden Klinik auf. Dabei sollte ein Kontakt zu dem Behandlungsteam (Stationsarzt, Pflegedienst, Sozialdienst) hergestellt werden und diese sollten darüber informiert werden,

• dass der betreffende Patient im Rahmen der Integrierten Versorgung behandelt wird
• dass der Patient in diesem Rahmen besondere ambulante Angebote (HPK, ST) erhält
• wer der behandelnde niedergelassene Psychiater / Nervensarzt ist und wie dieser telefonisch erreichbar werden kann.

Weiterhin sollte daraufhin gewirkt werden, dass die Behandlungsplanung möglichst in Absprache mit dem ambulant behandelnden Psychiater/Nervenarzt bzw. der HPK erfolgt und diese insbesondere bei der Entlassungsplanung einbezogen werden. Bei Bedarf sollte der behandelnde Psychiater/Nervenarzt telefonisch Kontakt mit dem behandelnden Stationsarzt aufnehmen.

Die beschriebene Regelung gilt analog auch für die Soziotherapie, jedoch ohne die o. g. Zeitvorgabe von 3 Tagen für die Kontaktaufnahme zur Klinik.

Information zwischen ambulantem Psychiater/Nervenarzt und HPK/ST:

Psychiater/Nervenarzt und HPK/ST informieren sich gegenseitig umgehend bzw. sobald als möglich bei bekannt gewordenen stationären Aufnahmen von Patienten.

Umfang der Leistungen von psychiatrischer Pflege und Soziotherapie

Um eine Doppelbetreuung zu vermeiden und die Wirtschaftlichkeit der IV-Verträge zu gewährleisten, sollen während des stationären Aufenthaltes eines Patienten nicht mehr als 2 bis maximal 3 Termine (vorzugsweise im Rahmen des Entlassungsmanagements) von Seiten der Pflege/Soziotherapie stattfinden.

Vertretung Pflege/Soziotherapie durch einen anderen Dienst

Stand: 9.9.2015

Normalerweise erfolgt die Vertretung im Krankheits- oder Urlaubsfall innerhalb desselben Dienstes. In Einzelfällen (z. B. bei selbstständigen Soziotherapeuten)  kann es jedoch vorkommen, dass die Vertretung von einem anderen Dienst übernommen werden muss. Hierbei ist das Procedere wie folgt:

• • Der Facharzt wird über die Vertretung informiert.
  • Der Facharzt gibt Verordnung und Behandlungsplan zusätzlich auch an den vertretenden Dienst frei.
  • Der vertretende Pflegedienst / Soziotherapeut legt einen eigenen Leistungsnachweis an.
  • Er gibt diesen Leistungsnachweis an den behandelnden Facharzt frei.

VBU IV-Vertrag: Übersicht über das Procedere für Pflege und Soziotherapie

Stand 9.9.2015

Procedere zur Leistungsdokumentation

• Vor dem Beginn der Leistung muss eine Verordnung des behandelnden Arztes vorliegen. Nur im Krisenfall oder sofern besondere Eile geboten ist reicht zunächst auch eine mündliche Absprache mit dem behandelnden Arzt. Dieser muss die Verordnung dann aber baldmöglichst erstellen.
• Leistungsnachweis psych. Pflege / Soziotherapie anlegen

• In der Fallansicht (Patienten- Fälle) auf Neues Formular klicken
• Unter Vorhandenen Fall:  BKK VBU auswählen
• Unter Formular Leistungsnachweis (HPK) oder Leistungsnachweis (ST)   auswählen
• Dann auf Anlegen klicken

ACHTUNG:

• Die Leistungsnachweise HPK und ST müssen ab sofort für jeden Kalendermonat neu angelegt werden. Das heißt, pro Kalendermonat wird ein Leistungsnachweis angelegt.

 

• Leistungsnachweis psych. Pflege / Soziotherapie ausfüllen
  • Angaben zum Einsatz machen:
    • Datum eingeben
    • Beginn und Ende des Einsatzes angeben
    • Handzeichen-Kürzel eintragen
  • SPEICHERN
  • FREIGEBEN

• Auf Daten freigeben klicken
• den behandelnden Facharzt und die BKK VBU auswählen und in der Spalte unter dem Auge (=Leserechte) anklicken
• PIBB ist bereits voreingestellt!
• Speichern und schließen

 

Procedere zur Abrechnung  (wird derzeit aktualisiert)

• Voraussetzung: Vollständige Eingabe Ihrer Kontakt- und Abrechnungsdaten. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Gehen Sie hierzu auf die Startseite www.samedi.de
• Klicken Sie oben rechts auf „Einstellungen“
• In der linken Spalte wählen Sie „Klinik/ Praxis/ Firma“
• Es erscheint ein Feld mit Ihren Kontaktdaten. Am Ende dieser Seite unter der Überschrift Abrechungsinformationengeben Sie bitte Ihre IK-Nr., Betriebsstätten-Nr., Ihre  Kontoverbindung und Ihre Steuernummer ein.
  • Auf der Startseite von PIBBnet rechts oben den Button Einstellungen anklicken.
  • Dann in der linken Spalte auf Klinik/Praxis/Firma klicken.
  • Unter der Überschrift Abrechnungsdaten befindet sich der Reiter  Standardprofil. In dieser Zeile ganz rechts finden Sie folg. Symbol Å , das Sie zum Erstellen des neuen Profils anklicken.
  • Nachdem Sie dem neuen Profil einen Namen gegeben haben, tragen Sie Ihre entsprechenden Abrechnungsdaten ein.
  • Am Schluss SPERICHERN nicht vergessen!

• Träger, die sowohl Soziotherapie als auch Pflege mit unterschiedlicher IK-Nummer anbieten, benötigen zwei Profile in PIBBnet. Ein neues Profil erstellen Sie wie folgt:

• Zeitpunkt der Abrechnung:

• Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung kalendermonatlich.
• Soziotherapie:
  • Es  MUSS  spätestens immer zum Ende eines Verordnungszeitraums abgerechnet werden.
  • Die Pauschale für Koordination und Zusammenarbeit in Höhe von 20% der Leistungen wird automatisch berechnet und addiert, sie muss nicht gesondert dokumentiert werden.
    Bsp.: Eine Verordnung wurde für 15 Stunden Soziotherapie ausgestellt; es werden 12 Stunden erbracht; automatisch bei der Generierung des Abrechnungsbelegs werden 20% (=3 Std.) aufsummiert.

 

• Praktische Durchführung:
  • Leistungsnachweis vollständig ausfüllen
  • Speichern
  • auf Beleg generieren klicken
  • im neuen Fenster auf Starten klicken, (Beleg wird erstellt), Rechnung und Freigabe kontrollieren
  • Speichern und fortfahren anklicken, (Beleg geht an PIBB-Sekretariat)
  • Fenster schließen.

• Nach der Abrechnung

•  ist der alte Leistungsnachweis geschlossen und kann nicht mehr verändert werden,
• muss ein neuer Leistungsnachweis angelegt werden. Auf dem neuen Leistungsnachweis erscheint als erster Termin (quasi als Erinnerung) noch einmal der letzte Termin des alten Leistungsnachweises. Dieser muss dann mit einem neuen Termin überschrieben werden.

• Kontrolle der Abrechnung

• In der Fallansicht ist der Abrechnungsstatus des Leistungsnachweises geändert von offen nach: Rechnung gestellt.
• Das Formular Abrechnungsbeleg HPK bzw. Abrechnungsbeleg ST kann  in der Fallansicht geöffnet und ausgedruckt werden.
• Die Rechnungsnummer, die automatisch generiert wurde, kann dem Abrechnungsbeleg entnommen werden:
  • Bei der BKK VBU  beginnt die Rechnungsnr. immer mit den Buchstaben ALV.

VBU IV-Vertrag: Übersicht über das Procedere für Ärzte

Stand 9.9.2015

Procedere bei Aufnahme

• Aufklärung und Informieren  des Patienten über Ziele und Inhalte des IV-Vertrags

•  Patient/Fall in PIBBnet (samedi) anlegen
  • Unter Menü Patienten – Patient hinzufügen anklicken,
  • Daten eingeben, dann speichern

• Teilnahmeerklärung anlegen und unterschreiben lassen 
  • Unter dem Patientennamen auf Fälle gehen (es erscheint die Fallansicht)
  • Neues Formularanklicken, dann
    •  Neuen Fall anlegen
    • Unter Formular Teilnahmeerklärung IV BKK VBU wählen
    • Auf Anlegen klicken
    • Angaben überprüfen, ggf. korrigieren
    • Feld Unterschrift (Patient) wurde erbracht anklicken
    • Einträge in den Feldern Diagnose  vornehmen
      • Diagnose aus Auswahlliste auswählen
      • Teilnahmebeginn und –ende eintragen, in der Regel 2 Jahre
      • ACHTUNG: Bei folg. Diagnosen beträgt die IV-Dauer nur 1 Jahr:  F05.1; F06.0 bis F06.6; F07.0 bis F07.2; F23.0 bis F23.3; F33.1
    • Speichern
    • Button Daten freigebenanklicken
      • Für VBU freigeben
      • Freigabe für PIBB ist bereits voreingestellt
      • Speichern und schließen
    • Teilnahmeerklärung ausdrucken und
    • Den Patienten die  Teilnahmeerklärung unterschreiben lassen
    • Teilnahmeerklärung archivieren

• Datenschutzerklärung anlegen und Patient übergeben
  • In der Fallansicht  wieder auf Neues Formular klicken
  • Unter Vorhandenen Fall auswählen BKK VBU auswählen:
  • Unter Formular. Merkblatt BKK VBU zum Datenschutz auswählen
  • Speichern
  • Ausdrucken und Patient übergeben

 

 

Procedere Verordnung von Leistungen

• Verordnung anlegen

• In der Fallansicht (Patienten- Fälle) auf Neues Formular klicken
• Unter Vorhandenen Fall:  BKK VBU auswählen
• Unter Formular Erstverordnung BKK VBU  auswählen
• Dann auf Anlegen klicken

• Verordnung ausfüllen/ erforderliche Angaben ergänzen:
  • HPK&ST Kontingent/Verbleibendes Kontingent HPK & ST:
    • Hier müssen Sie bei der Erstverordnung nichts ausfüllen. Bei allen folgenden Verordnungen rechnet das System Ihnen die bereits erbrachten und die verbleibenden Stunden an HPK und ST aus.
    •  Verordnungsumfang für diese Verordnung
      • Alternativ Psych. Pflege oder Soziotherapie anklicken
      • Zeitraum der VO angeben; bei einer Erst-VO sind es max. 4 Wochen
      • Verordnete Stunden pro Tag und Anzahl der Tage pro Woche angeben. Das System berechnet die Gesamtstunden automatisch.
    • Diagnosen:
      • Die verordnungsrelevante ICD-10 Diagnose auswählen
      • Zusätzlich kann eine weitere psychiatrische und eine somatische Diagnose angegeben werden.
      • Schweregrad der Erkrankung (CGI) einschätzen und im Auswahlfeld auswählen.
      • Unterstützungsbedarf (Funktionsfähigkeit GAF) einschätzen und im Auswahlfeld auswählen.
      • Fakultativ Name des Hausarztes eintragen.
    • Den mit der Leistungserbringung beauftragten Dienst eintragen.
    • Verordnender Arzt entspricht Praxisnamen (i. d. Regel: ja anklicken)
    • Qualitätscheck: Häkchen setzen.

• Verordnung SPEICHERN !

 

• • Verordnung freigeben (= Übermittlung an andere Netzteilnehmer):

• Auf Daten freigeben klicken
• In der Spalte unter dem Auge (=Leserechte) BKK VBU anklicken und damit freigeben
• Beauftragter Dienst psych. Pflege / Soziotherapie anklicken
• PIBB ist bereits voreingestellt!
• Speichern und schließen

• Behandlungsplan anlegen und ausfüllen (am besten sofort, spätestens 4 Wochen nach Erstverordnung)

• In der Fallansicht (Patienten- Fälle) auf Neues Formular klicken
• Unter Vorhandenen Fall:  BKK VBU auswählen
• Unter Formular Behandlungsplan PIBB/BKK VBU  auswählen
• Dann auf Anlegenklicken
  • Behandlungszeitraum (1 vs. 2 Jahre) angeben
  • Ziele und Maßnahmen auswählen
    • mind. ein allg. Behandlungsziel
    • mind. 2 Ziele bei Verbesserung folg. Fähigkeitsstörungen
    • mind. 2 Maßnahmen auswählen
    • Prognose zur Arbeitsfähigkeit: Option auswählen, bei konkreter Prognose Anzahl der Wochen angeben
    • Angaben zum Lebensunterhalt des Pat.
    • Angaben zur mediz. Reha
    • Bestätigung durch Anklicken, dass der Behandlungsplan mit dem Patienten besprochen wurde
• SPEICHERN
• FREIGABE
  • Auf Daten freigeben klicken
  • In der Spalte unter dem Auge (=Leserechte) BKK VBU anklicken und damit freigeben
  • PIBB ist bereits voreingestellt!
  • Speichern und schließen

 

Procedere Abrechnung Ärzte (wird derzeit aktualisiert)

 

• Voraussetzung: Vollständige Eingabe Ihrer Kontakt- und Abrechnungsdaten. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Gehen Sie hierzu auf die Startseite www.samedi.de
• Klicken Sie oben rechts auf „Einstellungen“.
• In der linken Spalte wählen Sie „Klinik/ Praxis/ Firma“.
• Unter dem Reiter Kontaktdaten geben Sie am Ende der Seite unter Abrechungsinformationen bitte Ihre Kontoverbindung und Ihre Steuernummer ein.
• Unter dem Reiter Teammitglieder geben Sie unter Berufliche Informationen bitte Ihre Lebenslange Arztnummer (LAN) ein.

• Zeitpunkt der Abrechnung: Die Abrechnung erfolgt immer zum Ende eines Quartals und muss über die PIBBnet erfolgen. Abgerechnet werden die IV-Pauschalen und ggf. die Psychoedukation. Die Abrechnung der EBM-Leistungen ist davon unberührt.
• Formular: Die Abrechnung erfolgt über das Formular der Teilnahmeerklärung des Patienten.
• Praktische Durchführung:
  • Gehen Sie im Menü über die erste Reiterreihe auf den Reiter Patientenund in der zweiten Reiterreihe auf „Alle Fälle“.
    • Wenn Sie sich ausschließlich die Teilnahmeerklärungen anzeigen lassen möchten, können Sie einen Filter setzen: Klicken Sie in der Spalte Titel rechts auf den kleinen Pfeil, dann auf Filter und dann  auf Teilnahmeerklärung IV BKK VBU. Nun sehen Sie alle Teilnahmeerklärungen von Patienten, die an der IV BKK VBU teilnehmen.
  • Klicken Sie die Patienten an, die Sie abrechnen möchten.
    • Wenn Sie sich ausschließlich die Patienten anzeigen lassen möchten, bei denen der Abrechnungsstatus offen ist und/oder die, die Sie im Vorquartal abgerechnet haben, können Sie wieder einen Filter setzen: Klicken Sie in der Spalte Abrechnungsstatus rechts auf den kleinen Pfeil, dann auf Filter und dann auf Offen und auf Abrechung Q xy.
  • Klicken Sie unten auf den Button Belege generieren.
  • Es erscheint ein Dialogfeld. In der linken Hälfte sollte als Abrechnungsstatus „Abrechnung Qxy„, Einzelrechnung sowie die Freigabe an die PIBB eingestellt sein. –
  • Klicken Sie dann auf den Button „Start“
    • Insbesondere für den ersten Rechnungsdurchlauf empfehlen wir keinen automatischen Durchlauf vorzunehmen (also das Kästchen „automatischen Durchlauf“ auf der rechten Hälfte nicht anzuhaken). Auf diese Weise können Sie Ihre Rechnungsbelege kurz in dem unteren Sichtfenster überprüfen.
  • Klicken Sie nach der Prüfung auf Fortfahren.
  • Es erscheint die Bestätigung „Generierung der Rechnungen war erfolgreich!“ mit einem grünen Haken.
  • Hiermit haben Sie Ihre Rechnungsformulare erstellt. Sie können nun den Rechnungsbeleg für Ihre Unterlagen ausdrucken.
  • In der Fallübersicht erscheint nun das neue Formular Abrechnung Patientenpauschale: In der Fallübersicht erscheint in dem Formular Teilnahmeerklärung unter Abrechnungsstatus „Abrechnung Q1“.